Leistungsbeschreibung

Was PerPlanSys leistet – und welche Funktionen im Einzelplatz- bzw. Pro-Betrieb sowie mit optionalem KI-Schlüssel verfügbar sind.

Überblick

PerPlanSys ist eine Software für die Projekt- und Ressourcenplanung. Sie ersetzt die bisher übliche Planung per Tabellenkalkulation und bildet den vollständigen Ablauf ab: von der Projekt- und Aufgabenstruktur über die Ressourcen- und Kapazitätsplanung bis zur Termin- und Fortschrittskontrolle.

Die Anwendung kennt zwei Betriebsmodi: den kostenlosen Einzelplatz-Modus für die Planung auf einem Gerät und die kostenpflichtige Pro-Version, in der mehrere Teammitglieder gemeinsam und gleichzeitig auf denselben Planungsstand zugreifen.

1) Grundfunktionen (in jedem Betriebsmodus)

Die folgenden Funktionen stehen unabhängig vom Betriebsmodus und ohne KI-Schlüssel zur Verfügung.

Projekte & Aufgaben

• Projekte mit Phasen, Aufgaben und Meilensteinen strukturieren
• Aufgaben mit geplantem Aufwand, Status und Verantwortlichen versehen
• Abhängigkeiten zwischen Aufgaben abbilden
• Checklisten und Notizen je Aufgabe führen

Ressourcen & Qualifikationen

• Mitarbeitende, Teams und Betriebsmittel als Ressourcen verwalten
• Qualifikationen, Rollen und Arbeitszeitmodelle je Ressource hinterlegen
• Verfügbarkeiten und Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Sperrzeiten) erfassen
• Stammdaten aus Excel- oder CSV-Dateien importieren

Kapazitätsplanung

• Ressourcen einzelnen Aufgaben und Projekten zuordnen
• Auslastung je Ressource und Zeitraum sichtbar machen
• Über- und Unterlast frühzeitig erkennen
• Konflikte bei Doppelbelegung kennzeichnen

Termine & Zeitplan

• Zeitleiste (Gantt) mit Start, Dauer und Fälligkeit je Aufgabe
• Abhängigkeiten und kritischer Pfad
• Verschiebt sich eine Aufgabe, wirkt sich dies automatisch auf abhängige Aufgaben aus
• Meilenstein- und Terminüberwachung

Zeiterfassung & Soll/Ist

• Erfasste Zeiten je Aufgabe und Mitarbeiter
• Vergleich von geplantem und tatsächlichem Aufwand
• Fortschritt je Projekt und Phase
• Grundlage für Nachkalkulation und Forecast

Auswertung & Reporting

• Auslastungs- und Kapazitätsauswertungen
• Projektstatus- und Fortschrittsberichte
• Export als PDF für Teamleitung und Auftraggeber
• Persönliche Übersicht für jeden Mitarbeiter über die eigenen Aufgaben

2) Betriebsmodus Einzelplatz (kostenlos)

• Alle Grundfunktionen aus Abschnitt 1 stehen vollständig zur Verfügung.
• Sämtliche Daten liegen ausschließlich lokal auf dem Gerät (eingebettete Datenbank).
• Es werden keine Projekt- oder Ressourcendaten an einen Server übertragen.
• Vorgesehen für eine Planung, die von einer Person bzw. einem Gerät aus erfolgt.

Im Einzelplatz-Modus arbeiten die Teammitglieder nicht selbst auf eigenen Geräten am gemeinsamen Stand – die Planung wird auf dem einen Gerät gepflegt. Für gemeinsames, gleichzeitiges Planen ist die Pro-Version vorgesehen.

3) Pro-Version (kostenpflichtiges Abonnement)

Die Pro-Version macht PerPlanSys zur echten Team-Anwendung. Alle Grundfunktionen aus Abschnitt 1 bleiben erhalten; zusätzlich gilt:

• Mehrere Teammitglieder greifen von ihren eigenen Geräten gemeinsam auf denselben Planungsstand zu.
• Änderungen sind für alle Beteiligten sichtbar – auch während gleichzeitiger Bearbeitung.
• Die gemeinsamen Daten liegen in einer zentralen Datenbank auf einem Server (Hosting in Deutschland).
• Jede Organisation bildet einen eigenen, von anderen Organisationen getrennten Mandanten.
• Häufig gelesene Daten werden lokal zwischengespeichert, damit die Anzeige flüssig bleibt.

Abonnement

• Die Pro-Version wird als automatisch verlängerndes Monats-Abonnement über den Apple App Store bzw. Google Play angeboten.
• Jeder Nutzer schließt sein eigenes Abonnement ab – es ist der persönliche Zugangsschlüssel zum gemeinsamen Planungsstand.
• Die Organisation wird neu angelegt; weitere Mitglieder treten ihr mit einem Einladungscode bei.
• iOS-, Android-, Windows- und Mac-Nutzer können in derselben Organisation gemischt teilnehmen.

Umstieg & Datensicherung

• Beim Umstieg vom Einzelplatz auf Pro übernimmt ein Assistent die vorhandenen lokalen Daten in die zentrale Datenbank.
• Die Verwaltung kann jederzeit eine vollständige, wieder-importierbare Sicherung der gesamten Organisation herunterladen.
• Aus einer Sicherung lässt sich die Planung wieder als Einzelplatz-Version oder als neue Pro-Organisation aufbauen – kein Lock-in.
• Endet ein Abonnement, wird nur der Zugriff des betroffenen Geräts eingeschränkt; die Daten der Organisation bleiben erhalten.

4) KI-Funktionen (optionaler Claude-API-Schlüssel)

Die KI-Funktionen sind optional und unabhängig vom Betriebsmodus. Sie setzen einen eigenen API-Schlüssel des KI-Dienstes „Claude" (Anbieter: Anthropic) voraus. Ohne hinterlegten Schlüssel arbeitet die Anwendung vollständig ohne KI; alle Grundfunktionen bleiben nutzbar.

KI-Aufgabensuche

Eine natürlichsprachliche Suche über Projekte und Aufgaben: Die KI wählt passende Einträge aus, statt nur nach Stichwörtern zu filtern. Die Trefferzahl ist je Seite einstellbar.

KI-Dokumentimport

Projektunterlagen, Angebote oder Leistungsverzeichnisse können aus PDF-Dateien oder Fotos erkannt und als Projekte und Aufgaben übernommen werden.

Einstellbar je Bereich

• Für jeden Bereich lässt sich getrennt festlegen, ob die KI verwendet wird.
• Das verwendete Claude-Modell ist in den KI-Einstellungen wählbar.
• Die Anzahl der KI-Treffer kann je Seite angepasst werden.

5) Spracheingabe

• Suchfelder bieten einen Mikrofon-Button für die Spracheingabe.
• Es wird die plattform-eigene Spracherkennung des Betriebssystems verwendet.
• Eine externe Cloud-Spracherkennung ist nicht erforderlich.

Hinweise zur Nutzung des KI-Schlüssels

• Der API-Schlüssel wird ausschließlich auf dem Gerät im sicheren Schlüsselspeicher des Betriebssystems abgelegt und nicht in der App-Datenbank gespeichert.
• KI-Anfragen gehen direkt vom Gerät an Anthropic. Es gibt keinen zwischengeschalteten Server des Anbieters.
• Die bei Anthropic anfallenden Kosten richten sich nach dessen Tarifen und sind vom Nutzer selbst zu tragen.
• Der Schlüssel kann jederzeit in den KI-Einstellungen hinterlegt, geändert oder entfernt werden.

Einzelheiten zu Verantwortlichkeit, Kostentragung und Haftung im Zusammenhang mit den KI-Funktionen regeln die Nutzungsbedingungen.