Leistungsbeschreibung

Was PerPlanSys leistet – und welche Funktionen im Einzelplatz- bzw. Pro-Betrieb sowie mit optionalem KI-Schlüssel verfügbar sind.

Überblick

PerPlanSys stellt Apps bereit, mit denen sich Personal und Aufgaben planen, steuern und kontrollieren lassen (Personaleinsatzplanung). Die Anwendung bildet die systematische Koordinierung der sich stellenden Aufgaben ab: von der Einsatz- und Aufgabenstruktur über Verfügbarkeiten und Abhängigkeiten bis zur Termin- und Fortschrittskontrolle.

Der eigentliche Mehrwert entsteht im Zusammenspiel mehrerer Beteiligter: In der Pro-Version wird ein Mandant angelegt, dem über einen Einladungslink beliebig viele weitere Pro-Nutzer beitreten, um gemeinsam innerhalb dieses einen Mandanten Tätigkeiten und Aufgaben zu koordinieren. Typische Anwendungsfälle sind die Koordination mehrerer Handwerker bei einem privaten Umbau (mit harten Abhängigkeiten zwischen den Gewerken), die Personaleinsatzplanung im Schichtbetrieb der Gastronomie oder private Projekte mit mehreren Beteiligten.

Die Anwendung kennt zwei Betriebsmodi: den kostenlosen Einzelplatz-Modus für die Planung auf einem Gerät und die kostenpflichtige Pro-Version, in der mehrere Beteiligte gemeinsam und gleichzeitig auf denselben Planungsstand zugreifen.

1) Grundfunktionen (in jedem Betriebsmodus)

Die folgenden Funktionen stehen unabhängig vom Betriebsmodus und ohne KI-Schlüssel zur Verfügung.

Personaleinsatzplanung

• Einsätze und Schichten planen und Personen zuweisen
• Verfügbarkeiten, Arbeitszeitmodelle und Abwesenheiten erfassen
• Qualifikationen und Rollen je Person hinterlegen
• Bedarfe und Arbeitsspitzen frühzeitig sichtbar machen

Aufgaben & Abhängigkeiten

• Tätigkeiten mit Verantwortlichen, geplantem Aufwand und Status führen
• Harte Abhängigkeiten zwischen Aufgaben abbilden (z. B. erst Fliesen, dann Badkeramik)
• Verschiebt sich eine Aufgabe, wirkt sich dies automatisch auf abhängige Schritte aus
• Checklisten und Notizen je Aufgabe führen

Termine & Benachrichtigungen

• Gemeinsamer Zeitplan mit Start, Dauer und Fälligkeit je Aufgabe
• Termin- und Meilensteinüberwachung
• Meldet jemand Krankheit oder Verzögerung, werden abhängige Termine automatisch als gefährdet gekennzeichnet
• Alle Betroffenen sind sofort informiert

Ressourcen & Stammdaten

• Personen, Teams und Betriebsmittel als Ressourcen verwalten
• Geräte und Räume bei Bedarf mitplanen
• Auslastung sichtbar machen, Doppelbelegungen und Konflikte erkennen
• Stammdaten aus Excel- oder CSV-Dateien importieren

Auswertung & Überblick

• Auslastungs- und Einsatzauswertungen
• Status- und Fortschrittsübersichten
• Export als PDF für die Beteiligten
• Persönliche Übersicht für jede Person über die eigenen Aufgaben und Einsätze

2) Betriebsmodus Einzelplatz (kostenlos)

• Alle Grundfunktionen aus Abschnitt 1 stehen vollständig zur Verfügung.
• Sämtliche Daten liegen ausschließlich lokal auf dem Gerät (eingebettete Datenbank).
• Es werden keine Personal- oder Aufgabendaten an einen Server übertragen.
• Vorgesehen für eine Planung, die von einer Person bzw. einem Gerät aus erfolgt.

Im Einzelplatz-Modus arbeiten die Beteiligten nicht selbst auf eigenen Geräten am gemeinsamen Stand – die Planung wird auf dem einen Gerät gepflegt. Für gemeinsames, gleichzeitiges Koordinieren ist die Pro-Version vorgesehen.

3) Pro-Version: Mandant & Einladungslink (kostenpflichtiges Abonnement)

Die Pro-Version macht PerPlanSys zur echten Gemeinschafts-App. Alle Grundfunktionen aus Abschnitt 1 bleiben erhalten; zusätzlich gilt:

• Eine Person legt einen Mandanten an – einen abgegrenzten, gemeinsamen Arbeitsbereich für genau dieses Vorhaben, Team oder diesen Betrieb.
• Über einen Einladungslink treten beliebig viele weitere Pro-Nutzer dem Mandanten bei.
• Alle Beteiligten koordinieren innerhalb dieses einen Mandanten gemeinsam ihre Tätigkeiten und Aufgaben – Änderungen sind für alle sichtbar, auch während gleichzeitiger Bearbeitung.
• Die gemeinsamen Daten liegen in einer zentralen Datenbank auf einem Server (Hosting in Deutschland).
• Jeder Mandant ist von anderen Mandanten strikt getrennt.
• Häufig gelesene Daten werden lokal zwischengespeichert, damit die Anzeige flüssig bleibt.

Abonnement

• Die Pro-Version wird als automatisch verlängerndes Monats-Abonnement über den Apple App Store, Google Play bzw. den Microsoft Store angeboten.
• Jeder Nutzer schließt sein eigenes Abonnement ab – es ist der persönliche Zugangsschlüssel zum gemeinsamen Mandanten.
• Der Mandant wird neu angelegt; weitere Beteiligte treten ihm mit dem Einladungslink bei.
• iOS-, Android-, Windows- und Mac-Nutzer können im selben Mandanten gemischt teilnehmen.

Umstieg & Datensicherung

• Beim Umstieg vom Einzelplatz auf Pro übernimmt ein Assistent die vorhandenen lokalen Daten in die zentrale Datenbank.
• Die Verwaltung kann jederzeit eine vollständige, wieder-importierbare Sicherung des gesamten Mandanten herunterladen.
• Aus einer Sicherung lässt sich die Planung wieder als Einzelplatz-Version oder als neuer Pro-Mandant aufbauen – kein Lock-in.
• Endet ein Abonnement, wird nur der Zugriff des betroffenen Geräts eingeschränkt; die Daten des Mandanten bleiben erhalten.

4) Anpassung & Erweiterung

Die Standard-App deckt die gängige Personaleinsatz- und Aufgabenkoordination ab. Darüber hinaus kann PerPlanSys an konkrete Anforderungen angepasst und in die Prozessabläufe eines Unternehmens integriert werden.

• Option für individuelle Ressourcenplanung, Personalplanung, Geräteplanung und Raumplanung.
• Erweiterung der Standard-App um betriebseigene Abläufe.
• Integration in bestehende Systeme und Prozesse eines Unternehmens.

Individuelle Anpassungen werden im Einzelfall abgestimmt. Anfragen per E-Mail an bernd@lambrecht-su.de.

5) KI-Funktionen (optionaler Claude-API-Schlüssel)

Die KI-Funktionen sind optional und unabhängig vom Betriebsmodus. Sie setzen einen eigenen API-Schlüssel des KI-Dienstes „Claude" (Anbieter: Anthropic) voraus. Ohne hinterlegten Schlüssel arbeitet die Anwendung vollständig ohne KI; alle Grundfunktionen bleiben nutzbar.

KI-Suche

Eine natürlichsprachliche Suche über Aufgaben, Personal und Einsätze: Die KI wählt passende Einträge aus, statt nur nach Stichwörtern zu filtern. Die Trefferzahl ist je Bereich einstellbar.

KI-Dokumentimport

Unterlagen, Angebote oder Listen können aus PDF-Dateien oder Fotos erkannt und als Aufgaben und Einsätze übernommen werden.

Einstellbar je Bereich

• Für jeden Bereich lässt sich getrennt festlegen, ob die KI verwendet wird.
• Das verwendete Claude-Modell ist in den KI-Einstellungen wählbar.
• Die Anzahl der KI-Treffer kann je Bereich angepasst werden.

6) Spracheingabe

• Suchfelder bieten einen Mikrofon-Button für die Spracheingabe.
• Es wird die plattform-eigene Spracherkennung des Betriebssystems verwendet.
• Eine externe Cloud-Spracherkennung ist nicht erforderlich.

Hinweise zur Nutzung des KI-Schlüssels

• Der API-Schlüssel wird ausschließlich auf dem Gerät im sicheren Schlüsselspeicher des Betriebssystems abgelegt und nicht in der App-Datenbank gespeichert.
• KI-Anfragen gehen direkt vom Gerät an Anthropic. Es gibt keinen zwischengeschalteten Server des Anbieters.
• Die bei Anthropic anfallenden Kosten richten sich nach dessen Tarifen und sind vom Nutzer selbst zu tragen.
• Der Schlüssel kann jederzeit in den KI-Einstellungen hinterlegt, geändert oder entfernt werden.

Einzelheiten zu Verantwortlichkeit, Kostentragung und Haftung im Zusammenhang mit den KI-Funktionen regeln die Nutzungsbedingungen.